Report: Các bước cơ bản thiết lập hệ thống quản lý

• Thời gian bắt đầu: 9:07 ngày 02/06/2019
• Địa điểm: Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư (Phía Nam)
• Diễn giả: Mr. Đỗ Hòa – Managing Director – IME Vietnam
• Link sự kiện

Doanh nghiệp Việt Nam có một khoảng cách thực tế với các doanh nghiệp nước ngoài. Nên khi mang các hệ thống quản lý tiên tiến vào các doanh nghiệp Việt Nam thường bị vấp váp, bỡ ngỡ và áp dụng nữa vời. Đây là vấn đề mà diễn giả, ông Đỗ Hòa trăn trở.

Nội dung chương trình:

1. Các yêu cầu của công việc quản lý
2. Nhận diện thách thức
3. Nguyên nhân
4. Giải pháp “close the gap”
5. Các bước cơ bản để thiết lập hệ thống quản lý
6. Một số công cụ phổ biến

1. Các yêu cầu của công việc quản lý

1. Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động trong mô hình kinh doanh. Làm cho doanh nghiệp có thể vận hành tự động.
2. Hỗ trợ nhân viên thấy rõ những gì họ cần làm và động viên tạo điều kiện
3. Giám sát và đánh giá hiệu quả vận hành & năng suất.

2. Nhận diện thách thức

Các quản lý phải vật lộn với nhiều kiến thức mới, nhiều mô hình quản lý mới khi mà nền tảng của doanh nghiệp chưa thực sự vững vàng.

Nhà quản lý phải lựa chọn phương thức / mô hình / công cụ phù hợp với tổ chức của mình (MBTP, MBO, MBP, KPI, BSC, ERP, 3P,….) Triển khai nửa vời, kém hiệu quả. Thậm chí họ còn bị rối và loay hoay giữa các các quản lý mới.

3. Nguyên nhân

Các giai đoạn phát triển của quá trình hoạch định & quản trị

1. Hoạch định dựa trên mục tiêu tài chính: Là dạng hoạch định mà người lãnh đạo đưa ra kỳ vọng về doanh thu, lợi nhuận mà không có kế hoạch hoặc có kế hoạch nhưng sơ sài
2. Hoạch định dựa trên dự báo: có kế hoạch dựa trên dự báo nhu cầu.
3. Hoạch định dựa trên tình hình bên ngoài: có kế hoạch dựa trên dự báo nhu cầu và tác động khác (PESTLE = Political, Economic, Social, Technological, Legal, Environment)
4. Quản trị chiến lược toàn diện: chủ động, tất cả mọi hoạt động đều được tính toán trước.
5. Quản trị chiến lược Agile: Chủ động, tinh gọn, ứng phó lanh lẹ

Khoảng cách để chuyển dịch từ 2 sang 4 là rất lớn. Các doanh nghiệp Việt Nam lại đa số đang ở mức 1, 2.

Vì ở giai đoạn 1, 2, 3, chưa nhìn thấy trước mọi việc, nên nhà quản lý phải đến công ty để giải quyết các sự vụ mà đáng ra sẽ không xuất hiện nếu tiên liệu trước. Các cuộc họp căng thẳng dài lê thê nhưng không phải để bàn cách kiếm tiền, mà chỉ xoay quanh câu chuyện phát sinh trong vận hành.

4. Các giải pháp “close the gap”

1. Dự báo, tính toán trước những gì cần làm, muốn làm, kết quả muốn đạt được
2. Xác định những khâu quan trọng, cần phải kiểm soát (sản xuất, marketing, bán hàng,…): bởi vì nguồn lực là có hạn, cần có thứ tự ưu tiên rõ ràng.
3. Quy chuẩn, quy trình hóa quá trình vận hành SOP (Standard Operating Procedure) của từng SBU (Strategic Business Unit)
4. Xác định các “chốt kiểm soát” các hoạt động chính, xác định các đơn vị đo lường cho từng hoạt động (tiền, thời gian,…)
5. Xác định chu kỳ quản lý cho từng hoạt động
6. Chọn công cụ phù hợp (PDCA, ABM, MBO, MBP, KPIs, BSC, OKRs)
7. Triển khai thực hiện trong doanh nghiệp

5. Các bước cơ bản thiết lập hệ thống

1. Lập kế hoạch chiến lược
2. Chuẩn hóa vận hành
3. Chuẩn hóa để quản lý
   1. Mô hình phù hợp, năng động, hiệu quả
   2. Năng lực con người, thiết bị và CSHT chất lượng phù hợp
   3. Quản lý thành tích, ghi nhận và động viên kịp thời
   4. Đảm bảo duy trì chất lượng thiết bị, hệ số sử dụng cao.
   5. Liên tục đo lường đánh giá độ hài lòng của khách hàng
   6. Liên tục cải tiến, thay đổi để ngày càng tốt hơn, hiệu quả hơn
   7. Liên tục kiểm soát chi phí, thúc đẩy hiệu quả kinh doanh.

6. Một số công cụ phổ biến

• ABM (Activity Based Management)
• MBO Management by Objectives
• MBP (Management By Process)
• OKRs (Objectives and key results)
• Agile Management

Một số điểm khác

• Một tổ chức tốt là một tổ chức vận hành tự động, không phụ thuộc vào người lãnh đạo. Muốn vận hành tự động, tổ chức phải có kế hoạch, tiên liệu trước để giảm thiểu thiệt hại do những yếu tố không tính trước được.
• Trước khi OEM phải tự làm công tác R&D để nắm và giám sát quy trình từ nhà cung ứng.
• Xác định Critical Key Success Factor
• So sánh các chỉ số với industry benchmark.

Buổi workshop đã kết thúc lúc 12:16 sau khi mọi người kết thúc phần hỏi đáp, trình bày case và phản biện.

Bài viết thể hiện những gì tôi đã nghe được và có một số phần viết theo cách hiểu của tôi, không được cung cấp chính thức từ diễn giả.