Thiết kế tác vụ trong tổ chức

Thiết kế tác vụ (task design) rất thú vị.

Trong công ty, một công việc lớn được chia ra thành những công việc nhỏ hơn, những công việc này liên quan đến nhau, khi các công việc nhỏ hoàn thành thì công việc lớn hoàn thành.

Đây là một việc tưởng chừng hiểu nhiên và đã được làm nhiều lần, tuy nhiên hãy cùng Toàn nhìn lại cách thiết kế công việc của công ty bạn.

Thiết kế tác vụ thường đi sau thiết kế chiến lược và cơ cấu.

Nếu nhìn nhận các đầu việc bằng 2 khía cạnh:

• Tính lặp lại (repetitiveness): một công việc được xác định rõ đến mức lặp đi lặp lại thì có tính lặp lại cao. Công việc này cần được chuẩn hoá, nếu không, nó không được tính là có tính lặp lại cao.
• Tính phân chia (devisibility): các tác vụ có khả năng thực hiện độc lập, càng ít phụ thuộc nhau thì càng có tính phân chia cao.

Và vẽ biểu đồ bên dưới, ta sẽ có 4 góc phần tư đại diện cho 4 xu hướng thiết kế công việc.

(Nguồn: sách Thiết Kế Tổ Chức của Dorthe Døjbak Håkonsson, Børge Obel, Richard M Burton)

Chắc hẳn nhiều sếp thích góc phần tư “Trật tự”, vì với những việc lặp lại nhiều, và ít phụ thuộc vào nhau thì câu chuyện giống như ghép LEGO. Và:

• Sự thành công, thất bại của một khâu không ảnh hưởng đến các khâu khác
• Tính lặp lại cao giúp dễ đào tạo nhân sự, thay thế nhân sự dễ dàng. Dễ chuẩn hoá. Dễ tự động hoá.

Nhưng đời có phải là mơ. Thực tế rất khó để ở yên trong một góc phần tư, chỉ có “xu hướng” ưu tiên cái nào hơn thôi.

1. Thiết kế nhiệm vụ trật tự (orderly task design) – phân chia cao, lặp lại cao: khiến các nhà quản lý thoải mái nhưng khó chiều lòng khách hàng và tổ chức có nguy cơ thiếu tính sáng tạo.
2. Thiết kế nhiệm vụ phức tạp (complicated task design) – phân chia thấp, lặp lại cao: sản xuất dây chuyền là chính là ví dụ tốt cho việc này.
3. Thiết kế nhiệm vụ phân mảnh (fragmented task design) – phân chia cao, lặp lại thấp: đáp ứng bản chất đa dạng của việc kinh doanh.
4. Thiết kế nhiệm vụ rắc rối (knotty task design) – phân chia thấp, lặp lại thấp: dạng việc không được chuẩn hoá và cần nhiều nỗ lực quản lý, cần xử lý nhiều thông tin.

Việc tiếp theo:

1. Xem lại chiến lược và cơ cấu công ty bạn
2. Kiểm tra các đầu việc hiện tại trong các quy trình, xem bao nhiêu % việc nằm ở góc phần tư nào.
3. Bạn chọn phong cách thiết kế tác vụ nào thì tìm cách dịch chuyển các đầu việc sang góc phần tư tương ứng (bằng cách chuẩn hoá)

Bạn cần làm việc này với cấp quản lý, những người trực tiếp đối mặt với quy trình phân chia công việc và xử lý những vấn đề phát sinh.

Đi sâu vào phân tích từng góc cạnh, áp dụng phù hợp cho sản phẩm và bối cảnh sẽ giúp công việc nhẹ nhàng hơn.

Các bạn thích xu hướng thiết kế nào?