Tip nhỏ vào đời

Tip 1

“Đừng hỏi tôi về việc đó nữa, khi nào xong tôi báo, tôi cảm thấy bị thúc ép và khó làm việc với loại áp lực đó” — nghe quen đúng không?

Ai trong chúng ta cũng muốn yên ổn làm việc, không thích bị / được nhắc nhở. Quả là một nhu cầu chính đáng. Nhưng xin lắng lòng đôi chút với vài câu hỏi:

1. Tại sao người ta phải nhắc? Đó là vì gần đến hạn nhưng không thấy tiến trình, và trong quá khứ, bạn không đúng deadline nhiều.
2. Có phải nhắc là thúc ép không? Đây là một hành động cần thiết để nắm thông tin, đơn thuần là vậy, nếu không làm, đến khi việc đã rồi thì khó cứu vãn. Ngoài ra, người nhắc cũng không tận hưởng chuyện nhìn khuôn mặt khó chịu của bạn đâu.
3. Muốn người ta không nhắc nữa thì làm gì? Minh bạch hoá thông tin, cập nhật đúng lúc, thực hiện đúng cam kết. Như vậy, qua một khoản thời gian ai cũng sẽ vững tin về phương pháp làm việc của bạn, đến hẹn là có, không ai nhắc nhở gì cả.

Tip 2

“Trời ơi, tự dưng có chuyện này chen ngang, tôi không hoàn thành được kế hoạch một ngày của mình”

Khi sự việc đã gấp, hẳn nhiên bạn phải giải quyết nó nhanh nhất có thể. Tuy vậy, sau khi giải quyết xong, bạn hãy bình tâm lại, dành một phút để suy xét xem:

1. Tại sao việc đó lại xảy ra?
2. Làm cách nào để hạn chế / không cho nó xảy ra lần nữa?

Cho dù đó là lý do chủ quan hay khách quan thì bạn cũng cần trả lời 2 câu hỏi trên, một cách nghiêm túc, chi tiết và thành thật.

Dù thế nào thì bạn cũng cần hoàn thành công việc, nên cần tiên liệu các tình huống để xử lý. Nếu đã gặp một lần rồi thì nó sẽ trở thành kinh nghiệm của bạn. Khả năng sắp xếp tốt sẽ cho bạn thấy trước những việc “popup” đó trong trứng nước, một đốm lữa nhỏ chỉ cần thổi nhẹ là tắt. Nó sẽ ít có cơ hội làm phiền bạn với hình dạng một đám cháy to có thêm dầu.

Tip 3

Những việc nhỏ thường làm ta phiền lòng lắm chứ. Nó cứ như hạt sạn trong giày vậy. Không gì đáng kể, nhưng rất khó chịu.

Chưa kể rủi ro khi bị vấp, bạn có thể dẫm mạnh lên đế giày và những viên sỏi nhỏ ban đầu chỉ gây chút khó chịu đó sẽ làm tổn thương bạn nhiều đấy.

Thế nên nếu mình có thể dừng lại 1 phút để loại bỏ mấy hạt sạn đó thì những bước chân của mình sẽ thêm phần lịch lãm.

Quy tắc 2 phút nên được áp dụng: cái gì tốn ít hơn 2 phút thì nên làm ngay.

Ví dụ như:

• Viết recap một cuộc họp: họp xong thì viết ngay, lúc này bạn chỉ tốn 5 – 10 phút để viết vì bạn còn nhớ rất nhiều thông tin. Nếu bạn chờ vài ngày sau mới viết, bạn phải đọc lại toàn bộ note (nếu bạn có note), bạn sẽ mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành việc đó. Chưa kể hệ quả của recap chậm có thể làm trễ công việc của người khác.
• Hoàn thành một task làm báo cáo, viết bài… thì ghi ngay link kết quả công việc vào comment, tốn khoảng 5s. Nếu không, khi có người hỏi thì bạn sẽ phải tìm lại link đó để gửi, tốn khoảng 5 phút nếu bạn không tổ chức tốt. Chưa kể bị phân tâm do việc chen ngang.
• Đồng nghiệp gặp mặt trong buổi ăn trưa nói có chuyện muốn bàn, hỏi ngay danh mục cần bàn, nếu nhanh thì nói luôn tại chỗ, đừng hẹn.
• Muốn viết một bài viết? note nhanh trong 3 phút outline; mỗi ngày viết 1 vài ý trong đó. Bum, cuối tuần bạn có bài viết hoàn chỉnh.
• Đồng nghiệp yêu cầu copy file? ok, chỉ tốn < 1 phút, mở lên làm, xong.

Mỗi ngày, tôi đều dành ra 1 khoảng thời gian nhất định để loại bỏ những viên sạn, tôi cũng không phiền lòng khi những hạt sạn mới xuất hiện, chúng luôn thế mà, chỉ cần đối xử đúng với nó và giữ tâm mình yên tĩnh là được.