Áp dụng báo cáo ngày vào cải thiện năng suất

Trong nhiều sách nói về tăng hiệu suất, chắc hẳn đều có những phương pháp sử dụng “não phụ”: ghi chép những điều cần làm, những thứ cần nhớ, những kinh nghiệm đúc kết được ra một thiết bị, một tờ giấy,… Tác dụng của nó thì rất nhiều, tôi nghĩ sẽ cập nhật vào đây sau, tạm thời nếu bạn thấy thích ý tưởng trên thì đọc tiếp.

Khi đọc cuốn “Lập kế hoạch công việc theo chu trình PDCA” của tác giả Yoshiki Nakazuka – người đã tư vấn PDCA cho nhiều doanh nghiệp thành công ở Nhật Bản. Trong số tài liệu mà tôi đọc về PDCA thì đây có vẻ là cuốn sách đơn giản và truyền cảm hứng hơn cả, chính vì thế mà tôi chọn ngay để áp dụng cho bản thân.

PDCA (Plan – Do – Check – Act) là một chu trình, một phương pháp để cải tiến liên tục. Dù đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả. Nếu muốn tìm hiểu sâu hơn, mời bạn tham khảo các sách và google.

Trong quyển sách được nhắc bên trên, bảng báo cáo ngày là một chất xúc tác, là một công cụ được nói đến nhiều nhất và cũng là nhân tố trực tiếp dẫn đến thay đổi thần kỳ.

Trong bảng báo cáo ngày, bạn sẽ ghi lại các công việc định làm, công việc thực tế đã làm, việc chen ngang, các ý tưởng, việc làm tốt, việc làm chưa tốt, những khó khăn. Thậm chí còn có ô ghi câu nói truyền cảm hứng và nhắc lại mục tiêu của bạn. Bạn sẽ review lại bảng này trong một tuần, xem tuần qua mình đã làm gì. Bạn sẽ review lại bảng này trong tháng, năm và thấy những ý tưởng, việc làm hay – dỡ của mình để cải thiện.

Ngay sau khi đọc một phần sách vào buổi sáng thứ 7, tôi đã rất háo hức để áp dụng. Ý tưởng là thay vì viết trong giấy như trong sách, tôi dùng google sheet, mỗi ngày lưu một sheet.

Dưới đây là file mẫu mà tôi đã làm, bạn có thể copy lại để dùng, đã có hướng dẫn sử dụng đầy đủ trong đó.

Nhấp vào để xem

Nhấo vào đây để copy

Trải nghiệm của tôi

Tại thời điểm viết bài này, tôi thực hiện phương pháp mới chỉ một tuần. Tôi cảm thấy rất vui vì mình đã thực hiện nghiêm túc một tuần qua.

• Mỗi ngày tôi cam kết chỉ từ 3 – 5 mục tiêu
• Tôi thấy được những ý tưởng của tuần qua, phát hiện một số ý tưởng sáng giá, một số ý tưởng chưa hay. Chọn ra mấy cái hay hay, nhiều giá trị – ít công sức – mau thấy kết quả để làm trước
• Tôi thấy những việc mình làm tốt, những việc chưa tốt, những phát sinh trong ngày.
• Bớt khóc trong lòng: khi ghi những thứ cần làm ra ngoài, chúng ít có cơ hội núp trong bóng tối để làm tôi phải tự nhắc “có những việc tôi chưa làm xong và nó sẽ xử tôi bất kể lúc nào”
• Tập trung vào những cam kết hơn: là một kẻ có nhiều ý tưởng bay lắc, có khi lan man lắm, từ ngày làm bảng này thì bay lắc tập trung hơn.

Thách thức

• Bạn có thể háo hức với những ngày thực hành đầu tiên, nhưng sau đó, tất nhiên rồi, là cuộc sống của bạn quá bận rộn, và… chiếc file bạn vừa copy bên trên sẽ trở thành dĩ vãng.